C贸mo redactar comunicaciones eficaces

En las comunicaciones diarias con clientes, proveedores, incluso con empleados o pares frecuentemente lo hacemos por escrito, ya sea por email o por carta. Para que estas comunicaciones sean eficaces y podamos evitar malos entendidos y p茅rdidas de tiempo en idas y vueltas recomendamos lo siguiente:

1. Mencione el motivo de la comunicaci贸n en la referencia聽(Por ej.: Re: Pedido de cotizaci贸n No. xxxx)聽y en las primeras l铆neas de la comunicaci贸n, sit煤e al interlocutor en tema聽(En respuesta a su pedido de cotizaci贸n de fecha xxx, etc.). Esto asegura que el receptor lea el mensaje y sepa de qu茅 le est谩n hablando.

2. Sea claro y conciso en su mensaje.聽Si est谩 respondiendo una consulta, responda todas las inquietudes de quien las formula, si tiene un problema, expl铆quelo con claridad, incluso las quejas y reclamos m谩s feroces se pueden hacer con altura. Si hay algo en la comunicaci贸n anterior de la contraparte que no est谩 claro, h谩gaselo saber (con respecto a su consulta, desear铆amos saber si xxxxx/ no nos queda claro si xxxx). Tenga en cuenta que aun en el caso de reclamos o quejas, el hecho de hacerlas con respeto y altura hace que la persona que las recibe se predisponga mejor para resolver los problemas. Si es usted quien reciba las quejas, procure responder con claridad y amabilidad demostrando siempre profesionalismo y procure resolver las inquietudes o aclarar los malos entendidos si los hubo.

3. Sea breve siempre que sea posible.聽Es muy dif铆cil que una persona tenga tiempo de leer extensas explicaciones sobre lo fant谩sticos y maravillosos que son nuestros productos o servicios. En estos casos, menos es siempre m谩s. Del mismo modo, no por ser breve debemos omitir informaci贸n que nos haya solicitado el cliente o la contraparte, porque si se tom贸 el trabajo de pedirla, seguramente la va a estar esperando. Si es algo dif铆cil de explicar, haga su mejor intento o averig眉e lo que se le solicita y responda en una segunda comunicaci贸n.

4. Indique qu茅 tipo de respuesta/ acci贸n espera del interlocutor en las 煤ltimas l铆neas.聽A veces puede aguardar una respuesta a una consulta, la realizaci贸n de un pago, la confirmaci贸n de un pedido/ trabajo. Esto debe quedar claro en las 煤ltimas l铆neas (quedamos en espera del pago dentro los pr贸ximos xxx d铆as/ quedamos en espera de la confirmaci贸n del pedido xxx/ Agradeceremos su respuesta a la brevedad, etc.). Si la persona no sabe qu茅 se espera de ella, probablemente no va a hacer nada.

5. Desp铆dase con amabilidad.聽(Sin otro particular, saludamos a ustedes cordialmente/ Atentamente xxxx, etc.).